Scegli la pratica, poi la persona
Venditori, acquirenti, proponenti e titolari effettivi sono già lì, presi dalla pratica.
Sottomano.Antiriciclaggio per agenzie immobiliari: adeguata verifica, fascicolo, scadenze
L’adeguata verifica si fa con moduli diversi per ogni cliente, i dati si ricopiano a mano e la scadenza dei trenta giorni si scopre quando è passata.
In Sottomano l’antiriciclaggio sta nella pratica: per ogni persona identificazione, rischio e documenti, con i dati presi dai documenti già caricati. Il fascicolo esce in un file solo da firmare, e il programma ti dice quando nasce l’obbligo e quando scade.
Identificazione
I dati del documento d’identità entrano da soli, e si vede da quale documento arriva ogni dato. Quello che manca è in una colonna a parte: «Da inserire».
Rischio e indicatori
La scheda del rischio è la checklist del commercialista, riga per riga; gli indicatori di anomalia sono quelli del provvedimento UIF del 2023. Niente risposte già date: le decidi tu, e il programma scrive chi e quando.
Il fascicolo da firmare
Un file solo con frontespizio, dichiarazione del cliente, documenti, informativa e scheda del rischio. Prima della firma il programma controlla cosa manca; firmato, torna nella pratica.
Pagamenti e archivio
Con la vendita si aggiungono i mezzi di pagamento e l’unione dei fascicoli per la conservazione, che resta in capo all’agenzia per dieci anni.
Al telefono
Al telefono i campi stanno su una colonna: si compila anche dal cliente.
Le domande che ci fanno
Sottomano fa l’adeguata verifica al posto mio?
No. Ti dà il percorso, riempie quello che si legge dai documenti e ti ricorda le scadenze. Le valutazioni e le decisioni restano dell’agente, come vuole la legge.
Controlla le liste PEP o delle sanzioni?
No. Se il cliente sia una persona politicamente esposta lo dichiara il cliente stesso, con un sì o un no nel modulo che firma.
Come so quando scade l’identificazione?
Il programma conta dal giorno dell’incarico o della proposta e mostra, persona per persona, quanti giorni restano. Puoi provarlo nello strumento gratuito sulla scadenza.
Chi conserva i fascicoli per dieci anni?
L’agenzia, che è il soggetto obbligato. Sottomano li tiene finché sei abbonato e ti fa scaricare tutto quando vuoi; non è un servizio di conservazione a norma.
Posso far firmare a distanza?
Sì, con la firma a distanza del programma, oppure stampi e fai firmare in agenzia e poi carichi la copia firmata.
E se la pratica non va avanti?
I fogli già fatti restano nella pratica. Una pratica mai venduta si può eliminare con i suoi fogli; una venduta no.
IncarichiLa pratica è sparsa tra WhatsApp, email e cartelle, e per sapere cosa manca bisogna aprirle tutte.FirmaIl cliente è fuori città, e per una firma si perde una settimana fra stampe, scansioni e foto storte.Scritture intelligentiLe scritture si fanno copiando un vecchio file e cambiando i nomi, e prima o poi resta il nome del cliente di prima.
Il lavoro dell’agenzia, in ordine