Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Ultimo aggiornamento: 12 settembre 2026.
⚠️ Le tre pagine legali non sono ancora complete. Mancano dei dati — il soggetto giuridico, la sede, la partita IVA e gli indirizzi, segnati fra parentesi quadre dove servono — e finché mancano queste pagine non sono documenti validi: il testo definitivo lo chiude il consulente legale. Le condizioni e l’informativa complete ti vengono consegnate firmate prima dell’attivazione.
1 · Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è [RAGIONE SOCIALE], con sede in [SEDE LEGALE], partita IVA [P.IVA].
- Posta elettronica: [EMAIL]
- Posta elettronica certificata: [PEC]
- Responsabile della protezione dei dati (DPO): non nominato. La valutazione che porta a questa conclusione sta nel registro dei trattamenti, che si mostra su richiesta di un'autorità.
Sottomano è il programma con cui la tua agenzia immobiliare tiene le sue pratiche. Rispetto ai dati dei tuoi clienti l'agenzia è il titolare e [RAGIONE SOCIALE] è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta quei dati solo per far funzionare il programma, e solo su istruzione dell'agenzia.
2 · Quali dati, e da dove arrivano
Di chi usa Sottomano: nome, cognome, indirizzo email, telefono, codice fiscale se lo scrive, il ruolo nell'agenzia, e le date di accesso.
Dei clienti dell'agenzia, che l'agenzia inserisce o carica: dati anagrafici, codice fiscale, documenti d'identità, dati catastali degli immobili, importi e date delle trattative, e i documenti che l'agente carica nel fascicolo.
Dati raccolti dal programma mentre lavora: l'indirizzo IP nel momento in cui si entra, l'ora degli accessi, e il registro delle operazioni sui fascicoli antiriciclaggio.
⚠️ Sottomano non usa cookie di profilazione e non ha strumenti di tracciamento pubblicitario. I soli cookie sono quelli che tengono aperta la sessione: senza, non si potrebbe restare dentro. Vedi la pagina Cookie.
3 · Perché li trattiamo, e con quale base giuridica
| perché | base giuridica |
|---|---|
| far funzionare il programma e l'accesso | esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| conservare i fascicoli dell'adeguata verifica antiriciclaggio | obbligo di legge (art. 6.1.c) — D.Lgs. 231/2007 |
| tenere la contabilità e le fatture | obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| difendere un diritto in giudizio | legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| mandare comunicazioni di servizio (scadenze, avvisi) | esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
4 · Per quanto tempo li teniamo
- Fascicoli antiriciclaggio: dieci anni dalla fine del rapporto. È un obbligo di legge (artt. 31-32 D.Lgs. 231/2007) e non si può accorciare, nemmeno su richiesta dell'interessato.
- Pratiche, documenti e dati dei clienti: finché l'agenzia usa Sottomano, e per sessanta giorni dopo la chiusura del contratto, per darle il tempo di portarseli via. Passati i sessanta giorni i dati si cancellano dai sistemi di produzione entro trenta giorni e dalle copie di sicurezza entro i trenta successivi.
- Registro degli accessi: dodici mesi.
- Dati di fatturazione: dieci anni (art. 2220 codice civile).
5 · A chi li comunichiamo
Non vendiamo niente a nessuno e non facciamo pubblicità. I dati passano solo dai fornitori che fanno funzionare il programma, tutti nominati responsabili del trattamento:
| fornitore | cosa fa | dove stanno i dati |
|---|---|---|
| Supabase | il database e l'archivio dei documenti | Unione Europea (Francoforte) |
| Cloudflare | serve le pagine e protegge il sito | rete mondiale, con clausole contrattuali standard |
| Anthropic | legge i documenti caricati e ne ricava le caselle | Stati Uniti, con clausole contrattuali standard |
| Mistral AI SAS | legge i documenti caricati; trascrive i promemoria dettati | Unione Europea (Francia) |
| DocuSeal | fa firmare un documento a distanza: riceve il documento, il nome e l'email di chi firma | [DOVE] |
| Vittorio Piediferro | sviluppa e mantiene il programma, e dà l'assistenza tecnica: per gli interventi ha accesso tecnico ai dati | Italia |
| [FORNITORE POSTA] | manda le email di servizio | [DOVE] |
⛔ Nessun fornitore di liste PEP o di sanzioni. Il programma non interroga banche dati esterne per sapere se una persona è politicamente esposta o in una lista: quella risposta la scrive l'agenzia, con quello che sa. Il giorno in cui un collegamento del genere ci fosse, comparirebbe in questa tabella e sarebbe comunicato alle agenzie con trenta giorni di preavviso.
⛔ Nessun servizio di pagamento collegato al programma: gli abbonamenti si incassano fuori. Nessuno strumento di statistica o di pubblicità nelle pagine del programma.
⚠️ I documenti mandati ai motori di lettura non vengono usati per addestrare i loro modelli: è quello che i contratti di Anthropic e Mistral prevedono per l'uso via interfaccia di programmazione. [DA CONFERMARE CON IL CONTRATTO FIRMATO.]
6 · Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Dove un fornitore tratta dati fuori dall'Unione (Anthropic, e Cloudflare per la parte di rete), il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, con le misure supplementari previste.
7 · I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualunque momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di portarli via in un formato leggibile da un altro programma, e di opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse.
- Come: scrivendo a [EMAIL] o a [PEC].
- Quando rispondiamo: entro un mese.
- Se non sei soddisfatto: puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
⛔ Un limite che va detto chiaro: i dati del fascicolo antiriciclaggio non si possono cancellare prima dei dieci anni, perché una legge impone di conservarli. Non è una scelta di [RAGIONE SOCIALE].
8 · Come li teniamo al sicuro
Il programma è protetto da accesso con password, le comunicazioni viaggiano cifrate, i documenti stanno in un archivio privato a cui arriva solo il server, e ogni agenzia vede soltanto le proprie pratiche. Il registro degli accessi dice chi ha aperto cosa e quando.
9 · Se questa informativa cambia
Le modifiche si pubblicano su questa pagina, con la data in cima. Se cambia qualcosa di importante lo diciamo anche dentro il programma, prima che valga.